Kui olete ettevõtja, kes maksab juhatuse liikmele tasu (isegi kui see on ebaregulaarne), omate töölepinguga töötajaid või lepingupartnereid, kes teevad teie ettevõtte heaks tööd töövõtu- või käsunduslepinguga, peate tegema olulise sammu - registreerima need töötajad Töötamise Registris. Selle ülesande eiramine võib põhjustada mitmeid probleeme, alates trahvidest kuni sotsiaalsete tagatiste kaotamiseni.
Üldine reegel on, et registreerima peab iga töö, mille tulemusena tekib maksukohustus. See hõlmab ka tasuta tööd, välja arvatud juhul, kui see tehakse tasuta praktika raames. Juhatuse liikme töö, kes ei saa tasu, ei ole vaja registreerida.
Andmete esitamine töötamise registris on hädavajalik sotsiaalsete tagatiste säilitamiseks nii teile kui ka teie töötajatele. See ei ole ainult vorminõue. Andmed jõuavad lisaks Maksu- ja Tolliametile ka Eesti Haigekassasse, Eesti Töötukassasse, Sotsiaalkindlustusametisse, Politsei- ja Piirivalveametisse ning Tööinspektsiooni.
Alates 1. juulist 2014 on registri andmetel õiguslik tähendus, mis tähendab, et andmed peavad olema õiged. Varasemad andmed on vaid informatiivsed, kuna need pärinevad haigekassast ja võivad olla vigased.
Oluline on märkida, et töötamine tuleb registreerida enne, kui töötaja ametlikult tööle asub. Näiteks, kui töötaja asub tööle alates homsest, tuleks kanne töötamise registrisse teha juba täna. Erandiks on 7-14-aastased lapsed, kelle töötamise registreerimine tuleb teha vähemalt kümme tööpäeva enne tööle asumist.
Töötamise registreerimine on üsna lihtne protsess, mis toimub Maksu- ja Tolliameti veebilehel emta.ee. Selleks peate esmalt sisenema e-teenindusse. Seejärel valige sobiv sisenemisviis, täitke avanevad väljad ja vajutage "SISENEN". Järgige süsteemi juhiseid ja kinnitage oma töötajate registreerimine.
Töötamise registreerimine on oluline mitte ainult teie ja teie töötajate sotsiaalsete tagatiste jaoks, vaid aitab kaasa ka läbipaistvusele ja õiglusele töökohal. Võtke aega selle protsessi läbiviimiseks ja veenduge, et kõik teie töötajad on korrektselt registreeritud.
Pärast sisselogimist avaneb E-TEENINDUSE esileht. Vasakult leia menüüst "Registrid ja päringud" ja siis "Töötamise registreerimine"
Avaneb uus leht, kus on kõik Sinu ettevõtte töötajad, kelle töötamist oled juba registreerinud. Uue töötaja registreerimiseks vali "Uus töötamine"
Töötamise registreerimine algab isikukoodi sisestamisega. Olles seda teinud, kuvab süsteem isiku nime.
Seejärel lisa töötamise algus. Töölepingu puhul on selleks töötaja tööle asumise kuupäev, võlaõigusliku lepingu puhul lepingu jõustumise kuupäev. Reegel on see, et töötamine tuleb registreerida tööle asumise hetkeks ehk siis enne, kui inimese tööle lubad. Nt kui töötaja asub tööle alates homsest, siis tee kanne töötamise registrisse juba täna ära.
Töölepingu korral on vaja märkida töökoormuse ja tööaja määrad. Need on kohustuslikud elemendid, mis ei sõltu tegelikult töötatud tundidest, vaid lepingus kokkulepitud tööajast. Tööaja määrad võivad olla kas täistööajaga (1,0) või osalise tööajaga (0,01-0,99) või mõni muu määr.
Töötamise lõpetamise kuupäeva ja lõpetamise aluse võite esialgu välja jätta, välja arvatud juhul, kui teil on juba olemas lõpetamise andmed. See võib olla näiteks oluline, kui tegemist on tähtajalise lepinguga. Räägime töötamise lõpetamise kandest allpool rohkem.
Töötamise liik - eee pole lihtsalt formaalne samm - tegelikult on töötamise liigi valik väga oluline, kuna see määrab ära, milliseid lahtrite täitmist tuleb jätkata. Lisaks on valitud töötamise liik oluline ravikindlustuse jaoks ning mõjutab väljamaksete liiki TSD-l (tulu- ja sotsiaalmaksu, töötuskindlustusmakse ning kogumispensioni makse deklaratsioon).
Võite leida täpsemat teavet erinevate töötamise liikide ja nende mõju kohta Maksu- ja Tolliameti kodulehel, kus on esitatud selgitav tabel: Töötamise liigid ja koodid | Maksu- ja Tolliamet.
Töötamise liike on palju, kuid tööleping, VÕS leping (võlaõigusseaduse alusel sõlmitud leping) ja juhtimis- või kontrollorgani liikme leping on kolm kõige levinumat liiki, millega ettevõtjad kokku puutuvad. Vaatleme neid kolme liiki järgmistes lõikudes lähemalt.
Töötamise registris kehtib põhimõte, et üks isik võib omada mitmeid erinevaid töötamise kandeid. Teisisõnu, kui teil on mitu töökohta või kui teie töösuhteid kajastavad erinevad lepingud, tuleb registreerida iga töötamise juhtum eraldi. Näiteks, kui te teenite oma ettevõttes nii juhatuse liikme tasu kui ka tavalist töötasu, tuleb mõlemad töötamise juhtumid eraldi registreerida.
Juhatuse liikmena töötamise registreerimisel valige töötamise liigiks "juhtimis-, kontrollorgani liige". Sellisel juhul pole teil kohustust maksta töötuskindlustusmakseid oma tasult. Muud maksud ja regulatsioonid jäävad töölepinguga sarnaseks. Samuti pole vaja märkida ametinimetust, töökoha aadressi ega tööaja määra.
See kehtib ka töövõtulepingu või käsunduslepingu korral. Töötamise liigiks on sel juhul "VÕS leping" ning samuti pole vaja märkida ametinimetust, töökoha aadressi ega tööaja määra.
Isik, kes töötab juhatuse või kontrollorgani liikmena või võlaõigusliku lepingu alusel, on ravikindlustuse õigustatud, kui tööandja (või tööandjad kokku) on tema eest deklareerinud sotsiaalmaksuga maksustatavaid väljamakseid vähemalt sotsiaalmaksu miinimumkohustuse ulatuses ühes kuus. Ravikindlustus jõustub päev pärast TSD esitamist. Kindlustuskaitse peatub üks kuu pärast seda, kui sotsiaalmaksu miinimumkohustus ei ole täidetud.
Töölepingu puhul tuleb valida töötamise liigiks "tööleping" ja siin on kohustuslik täita ametinimetuse, töökoha aadressi ja tööaja määra lahtrid. Kui sotsiaalmaks on tasutud ja tööleping on sõlmitud üle ühe kuu või määramata ajaks, siis ravikindlustus tekib 14 päeva pärast töötamise alustamise kuupäeva, mis on kantud töötamise registrisse. Ravikindlustus lõppeb kahe kuu möödumisel töötamise lõppemise kuupäevast, mis on samuti kantud töötamise registrisse.
Töökoha aadress on tavaliselt teie ettevõtte tegutsemiskoht - see võib olla teie kontor, müügikoht või muu koht, kus teie töötaja reaalselt tööd teeb. Kui teie ettevõttel on rohkem kui üks tegevuskoht ja teie töötaja täidab oma ülesandeid mõlemas kohas, valige töökoha aadressiks see, kus töötaja viibib suurema osa ajast. Kaugtöö või liikuva töö korral märkige töötaja töökoha aadressiks see, kus asub töötaja otsene juht.
Töökoha aadressi sisestamiseks alustage tänava ja maja numbri sisestamisest. Süsteem pakub seejärel erinevates asulates asuvaid aadresse, mis vastavad teie sisestatud andmetele, ja saate valida kõige sobivama.
Ametinimetuse sisestamisel tuleb kasutada klassifikaatorit. Lihtsaim viis on sisestada ametinimetuse väljale töötamist kõige paremini kirjeldav ametinimetus. Seejärel kuvab klassifikaator kõige sobivamad vasted - need on toodud sinises kirjas. Kui leiate sobiva vastuse, klõpsake sellel, et määrata see ametinimetuseks.
Alternatiivne võimalus on kasutada klassifikaatori sirvimise funktsiooni, klõpsates nimetuse ees olevale plussmärgile. See meetod võib küll olla aeganõudvam, kuid võimaldab teil leida õige nimetuse.
Klassifikaator jagab ametinimetused 10 peamisesse kategooriasse: 1. kategooria hõlmab juhte, 2. kategooria on tippspetsialistid, 3. kategooria on tehnikud ja keskastme spetsialistid ning nii edasi kuni 9. kategooriani, mis hõlmab lihttöölisi. Seega viitab koodi esimene number kvalifikatsioonitasemele: mida väiksem on number, seda kõrgem on kvalifikatsioon. Ametinimetusele eelneb 8-kohaline kood. Kui esimene number tähistab kvalifikatsiooni, siis teine, kolmas ja neljas number kirjeldavad eriala või valdkonda. Koodi viimased numbrid on ette nähtud ametinimetuste täpsemaks jaotamiseks.
Kui otsitav ametinimetus on klassifikaatoris mitmekordne, uurige esmalt, millisesse peamisse kategooriasse see kuulub, st millise numbri all klassifikaator algab. Seejärel kontrollige, kas valdkond vastab teise, kolmanda ja neljanda taseme koodidele. Kui täpset vastet pole, valige lähedane, mis kõige paremini kirjeldab teie tööd. Lisateavet ameti kohta saate, kui klõpsate juba valitud ametinimetuse all olevale lingile "Loe lähemalt". Kui soovite, saate juba valitud ametinimetuse välja vahetada, klõpsates lingil "Valin uue ametinimetuse".
Töösuhte lõppemisel on määrav kümne kalendripäeva põhimõte. Nimelt tuleb töösuhte lõppemise päevast arvates kümne päeva jooksul registreerida töösuhte lõppemine ka tööregistris. Töösuhte lõppemise kuupäev on töölepingu alusel töötamise lõpetamise päev või võlaõigusliku lepingu korral lepingu lõppemise päev. Töösuhte lõpetamiseks leidke töötaja töötajate nimekirjast ja klõpsake rea lõpus asuvale pliiatsi ikoonile (vt esimest ekraanipilti töösuhte peatamise jaotisest). Seejärel avaneb töötaja andmete vaade.
Peale lõpetamise kuupäeva tuleb määrata ka lõpetamise alus. Täpse aluse määratlemine on oluline, kuna see võib mõjutada Töötukassa hüvitisi töölepingu korral. Kui töötamise tüübiks on tööleping, siis on lõpetamise põhjuseid mitmeid. Esiteks olen esile tõstnud lõpetamise aluse ja selle all olevad täpsustused. Kui on ainult üks täpsustus, siis on valik lihtne. Kui aga on rohkem valikuvõimalusi (näiteks töösuhte lõpetamine töötaja ja tööandja algatusel), on soovitatav tutvuda töölepingu seadusega, et teha õige valik.
Võlaõigusseaduse (VÕS) lepingu puhul on ainsaks võimalikuks lõpetamise põhjuseks "Võlaõigusseadus (VÕS)" ning levinuimaks selgituseks "Võlaõigusliku lepingu lõppemine".
Töötamise muudatus
Kui esitasid ebatäpse töötamise alguskuupäeva, töötaja ametinimetus on muutunud, töötamise asukoht on erinev või on toimunud tööaja määrade muudatus või algselt ajutine leping on muutunud püsivaks jne, tuleb juba sisestatud andmeid muuta.
Töötaja andmete muutmiseks otsi ta üles oma töötajate nimekirjast ja klõpsa rea lõpus asuvale pliiatsi ikoonile (vt esimest ekraanipilti töötamise peatamise peatükis). Seejärel avaneb töötaja andmete vaade. Töötaja isikuandmeid ega töötamise liiki muuta ei saa, kuid kõiki teisi andmeid peaks olema võimalik vajadusel muuta.
Kõiki sisestatud kuupäevi on võimalik muuta esialgse kande kuupäevast +/- 3 kuu võrra, nii kehtivate kui ka lõppenud registrikannete puhul. Kui on vaja parandada kuupäevi, mis on vanemad kui kolm kuud, tuleb esitada põhjendatud taotlus Maksu- ja Tolliametile.
Töötamise lõpetamise, andmete muutmise ja muude tööga seotud protsesside korrektne läbiviimine on oluline mitte ainult seadusandluse nõuete täitmiseks, aga ka selleks, et vältida võimalikke konflikte või arusaamatusi tulevikus. Kuna nende toimingute õigsus võib mõjutada näiteks töötaja hüvitiste saamist või võib vajada täpseid muudatusi registrikannetes, siis võib osutuda keeruliseks navigeerida läbi kõikide nüansside ilma spetsialisti abita.
Seetõttu on soovitatav pöörduda raamatupidaja poole, kes on kogenud sellistes küsimustes ning aitab tagada, et kõik vajalikud sammud on korrektselt ja õigeaegselt läbi viidud. Raamatupidaja professionaalne teadmistepagas võib osutuda hädavajalikuks ressursiks, aidates ära hoida võimalikke eksimusi ja säästes teile aega ja energiat.
