Ettevõtte finantsjuhtimise juures on üheks kõige olulisemaks strateegiliseks otsuseks: kas palgata raamatupidaja kohapeale või usaldada kogu finantsarvestus professionaalsele teenusepakkujale? Kuigi mõlemal variandil on omad tugevused, osutuvad paljudel juhtudel teenusepakkujad stabiilsemaks ja turvalisemaks partneriks. Selles postituses toome põhjalikult välja, miks teenusepakkuja on järjest rohkem eelistatud valik, ja jagame selgitusi, võrdlusi ning elulisi näiteid.
Ettevõte, kes oli juba aastaid edukalt kasutanud Eesti Raamatupidajate Kogu poolt kvaliteedimärgiga tunnustatud finantsjuhtimisteenuse pakkujat (raamatupidamisbüroo), kes tagas professionaalse ja stabiilse koostöö ettevõttele. Teenusepakkuja tagas korrapärase finantsjuhtimise, täpse aruandluse ning toimiva raamatupidamissüsteemi. Kõik sujus hästi ja juhtkond oli teenuse kvaliteediga rahul.
Muutus saabus, kui üks juhatuse liikmetest soovis tuua finantsjuhtimise „maja sisse“ – leiti, et kohapeal töötav inimene võiks olla paindlikum ja rohkem seotud ettevõtte igapäevategevustega. Palgati uus töötaja ja algas töö üleandmise periood, mille jooksul raamatupidamisbüroo jätkas paralleelselt oma teenuse pakkumist.
Juhtkond otsustas samal ajal kolida kogu raamatupidamise uude tarkvarasse, mis sobis paremini uue töötajaga kuna ta oli tuttav programmiga. Paraku ei osutunud üleminek edukaks – värskelt palgatud töötaja ei saanud süsteemi juurutamisega hakkama ning teadmatus teenusepakkuja varasemalt kasutatud tarkvara osas tekitas topeltvead. Paari kuuga tekkis olukord, kus seni korrektselt toiminud finantsarvestus oli segamini: aruandlus oli ebatäpne, maksuarvestuses esines vigu ja dokumentatsioon muutus ebaühtlaseks. Lõpuks töötaja lahkus, jättes endast maha ebakindla seisu ja palju parandamist vajavat.
Selleks hetkeks oli ettevõte juba lõpetanud koostöö raamatupidamisbürooga ning asunud otsima uut teenusepakkujat. Paraku sattus endine koostööpartner põhjendamata kriitika alla, kuna puudus aus ja avatud arutelu juhtunu põhjuste üle. Uus teenusepakkuja, kes on samuti kvaliteedimärgisega tunnustatud raamatupidamisbüroo, pidi töö üle võtma olukorras, kus eelnevalt tekitatud vead polnud selgelt kaardistatud. Vastutus vajus aga ebaõiglaselt varsemae finantsjuhtimisteenusepakkuja õlule, kellelt eeldati tehtud vigade selgitamist ja parandamist – kuigi vead ei olnud nende põhjustatud.
Selle näite valguses on selge, et läbimõtlemata juhtimisotsused ja nõrk kommunikatsioon võivad tekitada tõsiseid tagajärgi. Teenusepakkuja, kes pakkus aastaid kvaliteetset teenust, sattus mainekahju ohtu vaid seetõttu, et ei kaasatud teda ausalt ja konstruktiivselt üleminekuprotsessi. Tekkinud probleemide allikaks oli hoopis ebapädevus uues süsteemis ja tööülesannetes, mitte varasema teenuse kvaliteet.
Moraal on lihtne: finantsjuhtimine on valdkond, kus stabiilsus, kogemus ja läbipaistvus kaaluvad sageli üles sisemised katsetused. Eriti oluline on, et muudatuste korral tehtaks neid läbimõeldult, kaasates olemasolevaid partnereid ja tagades selge tööjaotuse ning vastutuse.
Raamatupidamisbüroos ei tööta mitte üks spetsialist, vaid tiim, kuhu kuuluvad erinevate oskustega raamatupidajad, maksunõustajad ja ka finantsjuhid.
Mida see ettevõttele tähendab?
Laiem teadmistepagas – igapäevasesse töösse on kaasatud mitmeid spetsialiste, kellel on kogemus erinevate valdkondadega: kinnisvara, tootmine, teenindus, e-kaubandus, rahvusvahelised tehingud jpm.
Juurdepääs spetsiifilisele pädevusele – näiteks keeruliste maksuküsimuste, rahvusvahelise käibemaksu või konsolideeritud aruandluse osas saab büroo kaasata eksperdi koheselt.
Jätkusuutlikkus – ka haigestumise või puhkuse korral ei jää töö seisma, sest tööga kursis on rohkem kui üks inimene.
Teenusepakkuja eesmärk on alati probleemide lahendamine, mitte süüdlaste otsimine. Kõik vead ja eksimused kuuluvad lepingulise vastutuse alla ning lahendatakse konstruktiivselt.
Teenusepakkuja ei:
Vastandu juhtkonnale – tema roll on teenindada ettevõtte huve objektiivselt ja professionaalselt.
Väldi vastutust, vaid tegeleb ennetavalt probleemkohtadega.
Kuid palgatud raamatupidaja võib:
Tunda ennast isiklikult rünnatuna ja reageerida kaitsvamalt – mis võib takistada kiiret ja tulemuslikku koostööd.
Olla seotud töökoha turvatundega, mistõttu võib kalduda juhtkonnale infot filtreerima.
Näide: Kui andmed on jäänud ajakohastamata või deklaratsioon on jäänud esitamata, siis teenusepakkuja uurib välja põhjuse ja esitab lahendusplaani, mitte ei hakka juhtkonda süüdistama või olukorda varjama.
Teenust sisse ostes ei kao kontakt ega koostöövõimalus, vaid tekib võimalus paindlikuks töökorralduseks.
Teenusepakkujaga võimalikud kokkulepped:
Kohapealne töö – finantsjuht või raamatupidaja võib teatud päevadel käia ka ettevõtte kontoris, vastavalt vajadusele.
Online-koosolekud – regulaarsed või ad hoc videokohtumised, et arutada jooksvaid küsimusi ja vaadata üle aruanded.
Jagatud failisüsteemid – Google Drive, SharePoint vmt, mis võimaldavad reaalajas dokumentidega töötada.
Tulemus:
Teenusepakkuja on nähtav, kättesaadav ja kaasatud juhtimisse täpselt niivõrd, kui seda ettevõte soovib.
Kaasaegsed raamatupidamisbürood kasutavad maksimaalselt automatiseeritud lahendusi:
Arvete automaatne töötlemine – e-arved, arvete digteerimine jne.
Pangaliidesed – pangatehingud imporditakse automaatselt.
Integratsioonid – sidumine e-poe, laoarvestuse ja palgaarvestusega.
Pilvepõhisus – töövahendid on kättesaadavad 24/7, ka ettevõtte juhtidele.
Tulemus:
Vähem käsitööd, vähem vigu, kiirem info liikumine.
Juhtkonnal on parem ja ajakohasem ülevaade.
Ettevõtte finantsjuhtimise kulude planeerimisel on oluline vaadata suuremat pilti kui ainult brutopalka. Palgatud raamatupidajaga kaasnevad mitmed kaudsed ja varjatud kulud: tööjõumaksud, koolitused, töövahendid, ning vajadusel ka asendamine puhkuste/haiguste ajal. Teenusepakkuja puhul on kõik need kulud juba hinna sees ning teenuse kvaliteet on aastaringselt tagatud.
Allolev tabel võrdleb kulusid olukorras, kus:
Raamatupidaja brutopalk on 2000 €, tööand
Töövahendid ja tarkvara maksavad keskmiselt 75 € kuus,
Koolituskulu aastas on umbes 1000 € (ehk 83 € kuus),
1 kuu aastas on raamatupidaja puhkusel, mille ajal makstakse asendajale 40% brutopalgast (ja see jaguneb 12 kuu peale laiali).
Teenusepakkuja puhul on aluseks teenuse hind 2000 € kuus, mis tähendab, et ettevõttel on partner kättesaadav 8 tundi päevas, 5 päeva nädalas — täiskohaga katvus nagu töötajal.
| Kuluartikkel | Palgatud raamatupidaja | Teenusepakkuja (hind 2000 € kuus) |
|---|---|---|
| Brutopalk | 2000 € | 2000 € |
| Tööjõumaksud | 676 € | 0 € |
| Töövahendid ja tarkvara | 75 € | 0 € |
| Koolitused (~1000 € aastas) | 83 € | 0 € |
| Asendaja puhkuse ajaks (1 kuu aastas, 40% brutopalgast) | 66,67 € | 0 € |
| Kokku kuus | 2900,67 € | 2000 € |
| Kokku aastas | 34 808 € | 24 000 € |
| 💰 Sääst kuus | 900,67 € | |
| 💰 Sääst aastas | 9808 € |
Rahaline võit: aastas on võimalik säästa ligi 10 000 €.
Väiksem risk: teenus ei katkesta isegi siis, kui raamatupidaja on haige või puhkusel.
Paindlikkus: teenuse mahtu saab suurendada või vähendada ilma töölepingute muutmiseta.
Kõik hinnas: ei mingit lisakulu tarkvarale, arvutile, koolitustele või asendajale.
Soovitus ettevõtjale: Kui oled kaalumas raamatupidamisteenuse sisseostmist, võta hetk, et hinnata kogu tööjõukulu — mitte ainult palganumbrit. Professionaalne teenusepakkuja ei säästa ainult raha, vaid ka Sinu aega, närve ja finantsriske.
Ettevõtte vajadused muutuvad ajas – mõnikord väheneb raamatupidamistöö maht (nt pärast projektide lõppu), teinekord kasvab hüppeliselt (nt laienemisel).
Teenusepakkuja eelis:
Teenuse mahtu saab suurendada või vähendada paindlikult, vastavalt tegelikule vajadusele.
Arvestatakse töö tundide, mahu või tehingute arvu alusel.
Töötaja puudus:
Kui töömaht väheneb, ei saa töötaja palka samas tempos vähendada.
Kui töömaht kasvab, tuleb palgata uus inimene, mis on ajakulukas ja lisakulu.
Ettevõttes tekib tihti vajadus tööde järele, mis pole algses lepingus reguleeritud – näiteks:
Finantsanalüüsi koostamine
Prognooside koostamine
Uue tarkvara juurutamine
Konsolideeritud aruannete koostamine
Teenusepakkujaga: saab need vajadused operatiivselt läbi rääkida ja kiiresti rakendada. Palgatud töötaja puhul tuleb sageli:
Läbirääkida lisatasudes
Värvata lisaressurss või tellida teenus mujalt
Kuluefektiivsus: prognoositavad kulud, madalam kogukulu
Juhtimisotsuste tugi: analüüsid, soovitused, aruandlus
Usaldusväärsus: püsiv teenuse tase, asendatavus
Maine: professionaalne partner kuvab usaldusväärsust
Kas töö nõuab igapäevast kohalolu?
Kas ettevõtte struktuur on keeruline või lihtne?
Kas olemasolev personal vajab tuge?
Kas ettevõtte juht vajab regulaarset finantsnõustamist?
Kui ettevõte otsustab siiski palgata raamatupidaja:
Teenusepakkuja saab aidata testülesannete koostamisel
Hinnata kandidaatide sobivust ja kompetentsi
Aidata sisenemisperioodil orienteerumisel ja tugiisikuks jäämisel
Raamatupidamisteenuse pakkuja ei ole pelgalt tööjõud. Ta on partner, kelle ülesanne on kaitsta ettevõtte rahalist mainet, tagada juriidiline korrektsus ja pakkuda tuge juhtimisotsuste tegemisel. Korraliku kvaliteedimärgisega büroo valimine välistab ebakvaliteetse teenuse riski ning võimaldab fookuse hoida seal, kus see on kõige olulisem: ettevõtte arendamisel.
Soovitus: kaalu hoolikalt ja arvesta, et professionaalne teenus on investeering, mitte kulu.
