Lähetuskulude arvestus on oluline osa ettevõtte tegevusest, kui töötajad või juhtkond peavad reisima tööülesannete täitmiseks. Selles blogipostituses uurime, kuidas lähetuskulusid arvestatakse, millised on erinevused sisesel ja välisel lähetusel ning millised on maksuriskid ja raamatupidamise aspektid seoses lähetuskuludega.
Lähetuskulude arvestus
Lähetuse eesmärk enne lähetusele saatmist on oluline määratleda lähetuse eesmärk. See võib hõlmata kohtumisi klientide või koostööpartneritega, konverentse või koolitusi, äriprotsesside hindamist välisriigis jne. Lähetuse eesmärgi selgeks määratlemine aitab kindlaks teha, millised kulud on lähetuse raames lubatud.
Erinevused Eesti siseses ja välislähetuses
Eesti sisesel lähetusel viibivad töötajad reisivad riigi piires, samas kui välislähetus hõlmab reise välisriiki. Erinevused nende kahe vahel on seotud maksustamise ja päevarahadega. Välislähetusel võivad kulud olla suuremad, kuna need hõlmavad lennupileteid, viisatasusid ja võõrkeelses riigis viibimisega seotud kulusid.
Maksuvaba päevaraha suurus
Maksuvaba välislähetuse päevaraha on summa, mida töötaja saab lähetuse ajal maksuvabalt kulutada peamiselt toidu katteks. Eesti sisesel lähetusel on maksuvaba päevaraha suurus esimesed 15 päeva 50 eurot päevas ja peale seda 32 eurot päevas.
Lubatud kulud lähetuse ajal
Lähetuse ajal on ettevõttel võimalik hüvitada erinevaid kulusid, sealhulgas majutuskulusid, transpordikulusid, konverentsi või koolituse osalustasusid jne. Oluline on järgida ettevõtte lähetuseeskirju ja hinnata, millised kulud on vajalikud lähetuse eesmärgi saavutamiseks.
Maksuriskid
Lähetuskuludega seotud maksuriskid tulenevad sageli valest dokumentatsioonist või eeskirjade rikkumisest. Kui lähetuskulude arvestust ei tehta korrektselt, võib ettevõte sattuda Maksuameti tähelepanu alla ja olla sunnitud maksuvõlgnevusi tasuma. Seetõttu on oluline hoolikalt jälgida lähetuskulude dokumentatsiooni ning järgida kehtivaid maksureegleid.
Lähetusele saadetavate isikute valik
Ettevõte võib lähetusele saata erinevaid isikuid, sealhulgas töötajaid, juhatuse liikmeid või nõukogu liikmeid. Valik sõltub lähetuse eesmärgist, vajalikest oskustest ja tööülesannetest. Oluline on tagada, et lähetusel osalejad omavad vajalikke volitusi ja vastutavad oma tegevuse eest.
Lähetuskulude kajastamine raamatupidamises
Lähetuskulud tuleb kajastada ettevõtte raamatupidamises korrektselt. Kulud tuleb eraldi eristada ja märkida lähetuskulude aruandes, kus on üksikasjalikult esitatud kulutused, nende eesmärk ja summad. Raamatupidamise korrektne kajastamine tagab läbipaistvuse ja võimaldab ettevõttel aru saada lähetuskulude mõjust rahavoogudele ja kasumile.
Näidis lähetuskulude korraldus koos aruandega
Lähetuskulude korrladuse koostamine
-
- Määratle lähetuse eesmärk ja kestus.
- Hinda lähetusega seotud kulutusi, sealhulgas majutus, transport, toitlustamine, konverentsi/koolituse osalustasu jne.
- Koosta eelarve, mis hõlmab kõiki vajalikke kulusid lähetuse ajal.
Kulude dokumenteerimine
- Töötajad peaksid säilitama kõik lähetusega seotud tšekid, arved ja muud kuludokumendid.
- Kogutud dokumente tuleks hoida korrapärases kohas ja tagada nende õigeaegne esitamine aruandesse.
Lähetuskulude aruande koostamine
- Koosta lähetuskulude aruanne, mis sisaldab üksikasjalikult kõiki lähetusega seotud kulutusi.
- Aruanne peaks sisaldama järgmisi andmeid: kuupäev, kululiik, kulutatud summa, kuludokumendi number ja lisainfo (nt koosoleku/piduliku lõuna kviitung jne).
- Kindlasti lisage lähetuse eesmärk ja täpne periood.
Näidis lähetuskulude aruanne
Ettevõte: XYZ OÜ
Lähetuse eesmärk: Kohtumised klientidega Londonis
Lähetuse periood: 15. mai 2023 - 20. mai 2023
| Kuupäev |
Kululiik |
Summa (EUR) |
Dokumendi number |
Lisainfo |
| 15.05.23 |
Lennupilet |
500,00 |
LP-12345 |
Tallinn-London |
| 15.05.23 |
Takso |
50,00 |
TK-98765 |
Londoni lennujaam-hotell |
| 16.05.23 |
Majutus |
200,00 |
MAJ-23456 |
Hotel ABC |
| 17.05.23 |
Konverents |
150,00 |
KONV-45678 |
Osalustasu konverentsil |
| 18.05.23 |
Takso |
40,00 |
TK-87654 |
Hotell-kliendi kohtumine |
| 19.05.23 |
Majutus |
180,00 |
MAJ-65432 |
Hotel XYZ |
| 20.05.23 |
Takso |
60,00 |
TK-23456 |
Hotell-Londoni lennujaam |
| 15.05-20.05.23 |
Päevarahad |
300,00 |
|
Päevaraha 50€/päev |
| Kokku: |
|
1 480,00 |
|
|
Märkused:
- Lennupilet osteti 10. aprillil 2023 ja tšekk säilitati.
- Taksoarved sisaldavad selgelt märgitud algus- ja lõpp-punkti ning sõiduks kulunud aega.
- Majutuskulud kajastavad reaalset lähetuse ajal makstud summat.
- Konverentsi osalustasu maksti ette ja selle tõendina on arve koopia.
Märkus: See on näidis lähetuskulude aruande vorming. Iga ettevõte võib kasutada oma raamatupidamisele ja aruandlusele vastavat vormi. On oluline, et aruanne sisaldaks üksikasjalikke andmeid ja vastaks kehtivatele reeglitele ja seadustele.
